Una vez vista la configuración de artículos que se compran en un formato y se venden en otros, vamos a centrarnos en los artículos que forman parte de una receta que preparamos al momento de vender. Es decir, aquellos componentes que se compran y su consumo se genera cuando vendemos el artículo escandallo. En este caso, estamos vendiendo un escandallo sin stock:

Los componentes que forman parte de un artículo de tipo escandallo, son productos básicos, materias primas, que por lo general los compramos a KILO, UDS o LITRO, ya que estos son los formatos más estandarizados. No tiene sentido comprar un saco de patatas de 25 kg utilizando un formato de 1 gramo, pudiendo seleccionar un formato de kilos. Ya que de utilizar gramos, estaríamos obligando al responsable a convertir a gramos tanto los artículos cómo los precios de los documentos de compra que recibe de su proveedor y así poner 25.000 uds. El cuál no tiene sentido y lo único que haremos será provocar posibles errores por parte del personal de compras, generando situaciones donde por error se puedan equivocar, con la consecuencia de un coste errado, en compras, ventas, márgenes, seguimiento costes, escandallos, etc.

El componente que forma parte de un escandallo por lo general no lo vendemos, por tanto, sólo con asociar el formato KILO y marcar el check “se compra” será suficiente.

Por lo tanto, siguiendo el ejemplo anterior, para configurar el artículo “Patatas” lo haremos dependiendo cómo el proveedor me factura este artículo. Si el proveedor me vende sacos de 25 kg, pero el precio es por kg, crearemos el formato 1 kg , lo marcaremos como “Se compra” = Sí y cómo formato de referencia.
Si el proveedor vende las patatas en sacos de 25 kg y el precio es por saco, además del formato kg, con él llevaremos el stock de patatas, se puede crear un nuevo formato, saco de 25 kg, que no será de referencia. Cada vez que compre un saco de 25 kg, se incrementará 25 unidades el stock del formato de 1 kg.

¿Sabías que? El formato de referencia es la unidad de medida con la cuál controlamos el stock del artículo. Por ejemplo, si asigno el formato 1KG como formato de referencia, estaré controlando el stock de este artículo en kg.

Una vez creado el artículo “Patatas” con el formato KG cómo formato de referencia vamos a añadirlo cómo componente del que será el artículo de venta: La tortilla de patatas.

En el siguiente ejemplo, la tortilla será un escandallo sin stock, ya que para este artículo en concreto no disponemos de stock físico en el almacén y la preparamos al momento de venderla.

Para configurar el escandallo del artículo “Tortilla de patatas” utilizaremos los siguientes componentes:

• Patatas
• Cebolla
• Aceite Oliva virgen extra
• Sal
• Huevos

En este sentido, desde el Tab “Propiedades” marcaremos que el artículo “Es escandallo” y le desmarcamos la opción “Usa Stock”. Para añadir los componentes nos situamos en el tab “Escandallo” y con el botón añadir seleccionaremos los artículos que forman parte del escandallo. Vamos con el ejemplo del artículo “Patatas”, dónde utilizaremos 300g. Al añadir el artículo “Patatas” éste se añade por defecto con el formato de referencia “kg”, por lo que en la columna “Unidad Medida” saldrá “kg”. En este sentido, tenemos dos opciones:

• Configurar las unidades cómo si fueran Kg. En este caso, si necesitamos 300 g para preparar 1 tortilla, asignaremos 0,3 kg. (Esta opción obliga al usuario a hacer la conversión de Kg a gramos cada vez y obliga a trabajar con decimales por lo que si las cantidades son más pequeñas, éstos aumentan)
• Cambiar la unidad de medida de “kg” a “gramos”. Una vez añadido el componente, nos situamos sobre la unidad medida y seleccionamos “g”. (Esta opción es la que recomendamos para configurar correctamente este tipo de componentes, dónde generalmente los compramos a Kg y luego los utilizamos en gramos para facilitar la configuración de la receta)

Cuando añadimos el componente dentro del escandallo permitimos cambiar la unidad de medida mientras ésta pertenezca a la misma familia (En la imagen anterior, estamos cambiando de “Kg” a “gramos”, ya que ambos pertenecen a la familia “PESO”).

De esta forma, en el momento de vender el producto principal “Tortilla de patatas” (que es un escandallo sin stock), se generará un movimiento de stock en negativo del artículo “Patatas” por 300g, que aplicando la conversión al formato de referencia “kg” será equivalente a un consumo de -0,3 Kg

300g / 1000g (1Kg) = 0,3 Kg

Ejemplo: Tenemos 20 Kg de Patatas en stock

Si vendemos 1ud de la tortilla de patatas se generará una variación del componente “patatas” de -0,3kg (300 gramos). En este sentido, después de esta venta tendremos un stock final de 19,7 Kg de Patatas.

Otro artículo que configuraremos de la misma forma será el componente “Aceite Oliva Virgen Extra”, dónde para realizar 1 tortilla de patatas requerimos de 300 ml de aceite. Este artículo lo compramos a garrafas de 5L, por lo tanto, configuraremos el artículo con el formato garrafa 5L y lo marcaremos como formato de referencia.

Una vez añadido cómo componente, éste se añadirá con el formato de referencia Litros y cambiaremos la unidad de medida a ml.

Ejemplo de movimiento de stock de tipo Compra para el artículo: Realizamos el albarán de compra AC/39 dónde indicamos que compramos 5 uds del Aceite oliva virgen extra con el formato Garrafa 5l

Una vez hecha la compra, nuestro stock será de 5 garrafas de 5l cada una. Si ahora vendemos el artículo tortilla de patatas, la variación de stock será de -0,06 (ya que es la parte proporcional de las unidades necesarias para preparar una tortilla (300ml) entre la medida del formato 5L 300ml / 5000ml (5l formato de referencia) = -0,06

Por lo tanto, tendremos un consumo de 0,06 garrafas de 5L

Así pues, después de esta venta el stock de aceite será de 4,94 garrafas de 5l

Para el resto de artículos que forman el escandallo, cómo son la “cebolla” y la “sal” los configuraremos de la misma forma, ya que se tratan de artículos que compramos a kg (imprescindible marcar el formato kg cómo formato de referencia en su ficha) y los configuramos en gramos cómo componentes de la tortilla. Así pues, una vez añadidos al escandallo cambiaremos su unidad de medida a gramos.

Para los huevos, su formato será el de unidades y lo añadiremos con el formato uds:

Para ver el stock en unidades “uds” configuraremos un formato de referencia (uds) y luego los otros posibles formatos de compra que podamos comprar, cómo serían ½ docena de huevos o 1 docena.

De esta forma nuestro stock siempre será en unidades. Por lo que si compramos 1 ud del formato docena de huevos, nuestro stock será de 12 huevos. Si compramos 4 uds del formato ½ docena , nuestro stock será de 24 huevos = 4 uds * 6 uds (½ docena) Así pues, al añadirlo cómo componente si asignamos 4 huevos, para cada venta de 1ud de tortilla, estaremos consumiendo 4 huevos.

Otro punto importante en la configuración de los artículos de tipo escandallo, es entender cómo funciona el factor escandallo.

En este ejemplo, tenemos adecuado el valor = 1, así pues, estamos indicando que por 1 unidad de venta del escandallo consumirá 300 gramos de patatas o 0,3 Kg. Podemos ver la disminución de stock en los formatos de referencia de nuestros componentes. Si valor = 8, significa que las cantidades de los componentes son las necesarias para elaborar 8 raciones de tortilla de patata, por lo que al vender 1 ración, se destocará ⅛ parte de los ingredientes definidos en el escandallo o receta.

Recomendamos no tener factores de escandallo incoherentes y mucho menos si trabajamos con varios niveles de Escandallo ya que si no los tenemos bien estudiados, generamos descuadres en costes y stock.