Antes de iniciar la configuración técnica, es fundamental que el usuario tenga claro cómo desea gestionar las reservas. Existen dos formas principales de organización:

• Ocupación por comensal:

En este modo, se define un número máximo de personas permitidas por turno y día de la semana. Una vez alcanzado ese límite, no se permiten más reservas. Las reservas se reciben sin mesa asignada, y es el propio administrador quien debe asignarlas manualmente a una mesa disponible.

• Ocupación por mesa:

Este modelo permite definir para cada sala y mesa un rango de ocupación (mínimo y máximo de comensales por mesa). El sistema verifica automáticamente la disponibilidad y asigna de forma optimizada una mesa a cada reserva.

En este paso se define el horario en el que el establecimiento acepta reservas, ya sea desde su web o desde canales externos conectados al sistema. Para ello, se debe elegir entre dos formatos de configuración:

• Rango de horas:

Permite definir un turno amplio (por ejemplo, de 1:00 a 3:30 PM) en el que el cliente puede elegir entre distintas franjas horarias. Este formato es ideal cuando se busca no doblar mesas dentro del mismo turno. El número de opciones que verá el cliente dependerá del campo "Intervalo de reserva", que determina cada cuánto se ofrecen opciones dentro del rango (por ejemplo, cada 30 minutos).
El campo de "Intervalo de reserva" se encuentra en la parte superior de la pantalla a continuación de la configuración de Ocupación.

Ejemplo: En las comidas puedo tener 1 turno llamado "Comida" con 1 rango de horas de la 1:00 PM a las 3:30PM y dejar elegir entre horas intermedias a la Hora Inicio y Hora fin.

• Hora concreta:

Este formato restringe las opciones del cliente a horas específicas. Por ejemplo, si sólo se quieren permitir reservas a las 13:00 y a las 15:00, se deben configurar dos turnos con horarios muy acotados, como:

• Turno 1: Comida 1 (1:00 PM – 1:05 PM)
• Turno 2: Comida 2 (3:00 PM – 3:05 PM)

Así, el calendario solo mostrará esas dos opciones.

Cada turno debe tener asignada una duración promedio, que representa cuánto tiempo se estima que durará una reserva. Esta duración es clave para que el sistema gestione correctamente la disponibilidad de mesas.

Por ejemplo:

• En turnos de desayunos, puede definirse una duración más larga (ej. 1h 45m).
• En comidas, podría usarse una duración estándar de 1h 30m o 2h.

En configuraciones con hora concreta, definir una duración demasiado larga puede impedir que el sistema permita doblar mesas en diferentes turnos.

Por ejemplo, si un turno empieza a las 13:00 y el siguiente a las 15:00, una duración de 2h permite gestionar dos reservas consecutivas por mesa.

Si se establece una duración mayor, solo se podrá aceptar una reserva por mesa en ese bloque de tiempo.

En caso de estar utilizando el modelo de Ocupación por mesa, es necesario definir qué salas estarán activas para cada turno. Para ello, dentro de la configuración de cada turno se debe hacer clic en el botón “+ Salas”, donde se podrán seleccionar las salas que estarán disponibles durante ese horario.

Ejemplo de uso:

Si el restaurante cuenta con dos salas (Interior y Terraza), se puede definir que:

• En el turno de comidas esté disponible solo la sala Interior.
  
• En el turno de cenas estén disponibles ambas salas

En este paso se define qué días de la semana están habilitados para aceptar reservas y qué turnos estarán disponibles en cada uno. La configuración varía en función del tipo de ocupación elegido. Ejemplo de configuración deseada:

- De martes a viernes: Comidas y Cenas
- Sábados: Solo cenas
- Lunes y domingos: Cerrado

• En modo Ocupación por comensal:

Se debe introducir el número máximo de personas permitidas por turno y por día. Si el valor es mayor que cero, el turno queda activo para ese día. Si se deja en cero, el turno no estará disponible.


• En modo Ocupación por mesa:

Se debe activar manualmente cada turno por día de la semana marcando el check correspondiente.

Resultado:

El sistema de reservas de HIOPOS permite enviar notificaciones automáticas por correo electrónico a los clientes. En este apartado se configuran las siguientes funciones clave:

• Confirmación de reserva:

Activada por defecto. El cliente recibe un correo automático cada vez que realiza una reserva o cuando el administrador la introduce manualmente.

• Recordatorio de reserva:

Se recomienda activar esta opción para que el cliente reciba un aviso antes de su reserva. Solo es necesario establecer cuántas horas antes del evento se debe enviar el recordatorio (por ejemplo, 2 o 24 horas antes).

Para garantizar que todos los correos electrónicos (confirmaciones, recordatorios, cancelaciones, etc.) lleguen correctamente al cliente final, es esencial configurar un SMTP propio en la base de datos del usuario.

Esto asegura:

• Una mayor fiabilidad en la entrega de emails.
• Que los mensajes no se marquen como spam.
• Que las notificaciones lleguen con el nombre y dirección del restaurante, ofreciendo una imagen más profesional.

Una vez configurados los aspectos internos del sistema, es muy recomendable activar la integración con Google Bookings, lo que permitirá que los clientes puedan hacer reservas directamente desde el buscador de Google o desde Google Maps.

Esta opción se encuentra en:
CloudLicense → PortalRest → Canales de Reserva

Desde este apartado se puede activar fácilmente la conexión con Google. Esta integración permite que el establecimiento empiece a recibir reservas desde el primer momento, lo que genera un impacto inmediato y demuestra el valor añadido del sistema de reservas PortalRest.